仕事を確認し、変更を試す

同じ種類の引き継ぎを、最近の事例から3件選びます。作業が整った時刻、渡した時刻、必要な情報がそろった時刻、実際に確認を始めた時刻、完了した時刻を記録します。確認のために差し戻した内容も残します。

渡す人が何をもって準備完了と考えたか、受け取る人が何を必要としていたかを確認します。足りなかった情報や判断を、当事者の言葉で記録します。同じ問題が各事例で起きていたかも確かめます。

情報を用意する人、判断する人、変更を承認できる人を確認します。個人情報、安全、契約、業務上の条件も確認します。

変更を選ぶ根拠がまだ足りなければ、範囲を決めて追加の観察を行います。記録すること、担当者、件数、確認日、中止条件を相談します。根拠がそろったら、引き継ぎメモに参照番号を加えるなど、元に戻せる変更を一つ相談します。期待する結果、試す期間、維持する人、中止する条件を関係者で確認します。説明への疑問や記録の訂正を受け付け、追加の記録や試行を断ることもできるようにします。 必要な許可や記録・対応の体制が整わないときは、追加の観察や変更を保留し、確認が必要な点を残します。

追加の観察では、業務の流れを変えずに、合意した出来事を記録します。変更に合意した場合は、少数の引き継ぎで試します。待ち時間、確認の回数、完了状況、各担当者に増えた作業を記録します。機密情報は、取り扱いが認められた場所で管理します。

関係者で観察や試行の結果を確認します。作業量や難しさの違いも考慮し、追加の観察が必要か、変更を試すかを判断します。変更を試した場合は、続けるか、修正するか、取りやめるかを決めます。理由と次の対応の担当者を記録します。

読む人が何を実行し、何を判断する必要があるかを書きます。最近の事例、または安全に再現できる例を選びます。必要な資料と閲覧を制限する情報を確認します。

各手順で必要な情報を列挙します。変わりやすい情報、正式な参照元、不明点を確認できる相手を明記します。

目的、入力情報、手順、判断箇所、成果物を順に整理します。担当者、更新日、更新のきっかけを書きます。重複管理を避ける必要がある情報は、正式な参照先へのリンクにします。

利用者に文書に沿って作業してもらいます。探した箇所、止まった箇所、質問、誤った操作を記録します。観察や記録の方法は、事前に本人と確認します。

問題が起きた表現、順序、参照先を修正し、その部分を再度試します。別の箇所に曖昧さが生じていないかも確認します。

保存場所、更新する人、見直す条件を決めます。最新版を確認できるようにし、業務、システム、判断権限が変わったときに見直します。

複数の事例で、頻度、所要時間、誤り、その影響を記録します。難しさの違いも残し、実測値と見積もりを区別します。

既存のツール、ひな形、手順の変更で対応できるかを確認します。重複する作業、アクセスの制限、必要な連携も整理します。

対象の仕事、利用者、入力、出力、期待する結果を決めます。担当者、費用・時間の上限、確認日、元の方法に戻す手順を明記します。

データへのアクセス、正確性、安全性、保守、問い合わせ対応、承認を確認します。初期の試験では、架空のデータまたは利用が認められたデータを使います。重要な操作には適切な人の確認を残します。

実際に利用する人と代表的な事例で試します。所要時間に加え、利用状況、修正、例外、支援に要した時間を記録します。試している間も従来の方法を使えるようにしておきます。

確認できた効果と、準備、説明、保守、支援の負担を比較します。実際に使われているかも確認し、継続、修正、延期、中止の理由を記録します。

相手が行いたいこと、最初に提供する作業、期待する成果物を記します。関係者と理解を確認します。

準備、提供、確認、修正、説明、保守、支援を記録します。各作業を誰が担い、何を含むと理解していたかを確認します。

連絡が認められた既存の対話で、知った経路、理解した内容、判断に役立った情報を聞きます。関心の有無だけで需要を決めず、経路と必要を記録します。

範囲、役割、支援の限度、料金、判断時点を書きます。追加の作業は改めて合意します。権利、個人情報、適用される義務も確認します。

費用・時間の上限と確認日を決めます。実際の利用、繰り返す必要、提供作業、その後の対応を記録し、見積もりの部分を明記します。

技術的な実現性、全体の費用、対応力、相手の選択、仕事の約束を確認します。継続、修正、延期、中止の理由を記録します。